Algemene voorwaarden en privacy policy

Algemene voorwaarden

1. Gemaakte afspraken kunnen tot uiterlijk 24 uur voor het tijdstip van de afspraak kosteloos geannuleerd worden. Bij annuleren binnen 24 uur voor de afspraak wordt 50% van de gereserveerde tijd in rekening gebracht. Bij het niet verschijnen op de afspraak zonder afmelding wordt de volledige gereserveerde tijd in rekening gebracht. Afzeggen kan altijd, eventueel door een bericht achter te laten op de voicemail. Annuleringen door de sportpsycholoog worden vanzelfsprekend niet in rekening gebracht.

2. Tough Minds factureert 1 keer per maand digitaal. De nota wordt verstuurd naar het e-mailadres opgegeven door de opdrachtgever. De betalingstermijn is 10 werkdagen.

2.1 Als de nota niet binnen de 10 werkdagen voldaan is, wordt een betalingsherinnering gestuurd. Indien de betaling niet binnen de herinneringstermijn van 8 dagen is voldaan volgt een tweede betalingsherinnering. Hieraan zijn administratiekosten van € 5 per openstaande nota verbonden.

2.2 Indien de nota binnen de tweede herinneringstermijn niet voldaan is, worden er incassomaatregelen getroffen. De invordering wordt uitbesteed en de kosten die aan deze incassoprocedure verbonden zijn komen voor rekening van de opdrachtgever.

2.3 Bij betalingsachterstand kan besloten worden de verdere sportpsychologische begeleiding op te schorten totdat aan de betalingsverplichtingen is voldaan.
Indien de organisatie om welke reden dan ook niet uitbetaald, blijft ondertekenaar van deze overeenkomst eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor de betaling.

3. Tough Minds behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die hen toekomen op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving.

4. Onderdeel van de beroepscode van de VSPN is dat de sportpsycholoog een geheimhoudingsplicht heeft ten aanzien van alles wat er tijdens de sessies met cliënten aan de orde komt. Er mag aan derden geen informatie verstrekt worden zonder toestemming van de cliënt, of diens ouders (in het geval van minderjarigen). Mogelijk wordt er in het kader van intervisie collegiaal overleg gevoerd met andere sportpsychologen, maar dit gebeurt altijd op anonieme basis.

5. De sportpsychologische begeleiding is een inspanningsverbintenis, geen resultaatverbintenis. De sportpsycholoog van Tough Minds kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het al dan niet behalen van resultaten van de opdrachtgever.


Privacy Policy

Tough Minds hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tough Minds houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren

Als Tough Minds zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.


Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Tough Minds verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De opdrachtbevestiging

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tough Minds de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • (Factuur) Adres
  • (Zakelijk) Telefoonnummer
  • (Zakelijk) E-mailadres
  • Geslacht

Uw persoonsgegevens worden door Tough Minds opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.


Verwerking van persoonsgegevens van cliënten

Persoonsgegevens van cliënten worden door Tough Minds verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Het uitvoering geven aan de opdrachtbevestiging

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De opdrachtbevestiging

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tough Minds de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Gegevens over gezondheid
  • Indien van toepassing: gegevens over etniciteit, religie, seksuele geaardheid, antecedenten

Uw persoonsgegevens worden door Tough Minds opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de opdrachtbevestiging en daarna maximaal 15 jaar

Mocht u uw gegevens eerder willen laten verwijderen dan is overeengekomen, neem dan contact op met info@toughminds.nl met de vraag voor gegevensverwijdering.


Verwerking van persoonsgegevens van oud-cliënten/patiënten

Persoonsgegevens van cliënten worden door Tough Minds verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De opdrachtbevestiging

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tough Minds de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht

Uw persoonsgegevens worden door Tough Minds opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Maximaal 40 jaar

Mocht u uw gegevens eerder willen laten verwijderen dan is overeengekomen, neem dan contact op met info@toughminds.nl met de vraag voor gegevensverwijdering.


Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Tough Minds verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De opdrachtbevestiging

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tough Minds de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Tough Minds opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is 

Na afmelding worden de gegevens verwijderd.


Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie
  • Het verzorgen van verwijzingen of multidisciplinaire behandelingen
  • Het verzorgen van onze beroepskundige herregistratie in het VSPN en SCAS register

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.


Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.


Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.


Bewaartermijn

Tough Minds bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.


Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Tough Minds van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens


Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.


Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.


Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!


Contactgegevens

Tough Minds
Paul Steenbergenlaan 48
2548 ZJ Den Haag
info@toughminds.nl